Dokumentacja wewnętrzna w jednostkach sektora finansów publicznych + wzory do pobrania

Książka stanowi najobszerniejszy na rynku wydawniczym zbiór instrukcji, regulaminów, zarządzeń i procedur przeznaczony dla jednostek finansów publicznych, uwzględniający najnowsze i procedowane zmiany regulacji prawnych.

Książka została podzielona na dwie wersje: papierową i elektroniczną ‒ dodatkowe treści w pliku PDF. Kupując publikację, otrzymujesz także ponad 150 edytowalnych wzorów gotowych instrukcji, procedur, regulaminów, schematów działania z zakresu rachunkowości, gospodarki kasowej, magazynowej oraz w zakresie środków trwałych, kontroli zarządczej, gromadzenia i wydatkowania środków publicznych oraz podatków i dokumentów kadrowych. Zawiera obszerne wyjaśnienia, w jaki sposób dostosować je do specyfiki funkcjonowania jednostki. Wersja elektroniczna oraz wzory dokumentów są możliwe do pobrania z dedykowanej strony internetowej.

Poradnik zawiera:

• omówienie licznych zmian w przepisach z 2022 i 2023 r. w formie instrukcji i procedur,
• 32 zagadnienia księgowe, podatkowe i finansowe aktualne w 2023 r.,
• 14 nowych zagadnień księgowych i podatkowych (nowe zagadnienia nieporuszane w wydaniu z 2021 r.), które wiążą się ze zmianami w przepisach,
• ponad 150 rozbudowanych i edytowalnych wzorów dokumentów do pobrania.

W szczególności w książce zawarto zaktualizowane na 2023 r. wzory polityki rachunkowości, instrukcji inwentaryzacyjnej, instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym i ruchomym, instrukcji kasowej, magazynowej oraz gospodarowania drukami ścisłego zarachowania wraz z obszernymi komentarzami zawierającymi wyjaśnienia bieżących problemów w tym zakresie. Zatem książka zawiera wszystkie aktualne wzory dokumentów wymagane przez przepisy prawa. W zakresie polityki rachunkowości wyszczególniliśmy jako odrębne artykuły zagadnienia związane z uproszczeniami przewidzianymi przez ustawę o rachunkowości, które JSFP mogą zastosować, oraz przedstawiliśmy instrukcję dokonywania odpisów aktualizujących, jak również procedurę ewidencjonowania zaangażowania.

Poza dokumentami z zakresu rachunkowości niezwykle istotne są też dokumenty związane z kontrolą zarządczą i audytem (regulaminy zarządzania ryzykiem oraz karta audytu), dokumenty związane z gromadzeniem i wydatkowaniem środków publicznych (kontrasygnata skarbnika i osób upoważnionych w sektorze samorządowym, blokowanie wydatków, procedura zaciągania zobowiązań i zawierania umów itd.), jak również dokumentacja VAT (procedura wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, liczne procedury w zakresie stosowania regulacji VAT, w tym te uwzględniające SLIM VAT 3), dokumentacja windykacyjna (tryb postępowania wierzyciela przy egzekucji obowiązków pieniężnych o charakterze publicznoprawnym itd.).

Lata 2022 i 2023 przyniosły kolejne liczne zmiany w zakresie finansów publicznych, jak również w obszarze prawa bilansowego i podatkowego. W związku z tym pojawiała się konieczność przygotowania nowych procedur, instrukcji, regulaminów oraz zaktualizowania tych już istniejących w jednostce.

Poza dokumentami, które stanowią obowiązkowy zbiór w każdej jednostce, książka omawia również ważne dla skarbnika i księgowego zmiany prawne dokonane w 2022 i 2023 r. wraz z dokumentacją niezbędną do wdrożenia nowych przepisów. Dotyczą one m.in.:

• Krajowego Systemu e-Faktur – ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, czyli ustawa o wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, została przyjęta przez Sejm 16.6.2023 r. i jest przedmiotem prac w Senacie. Kluczowym zagadnieniem z perspektywy stosowania KSeF przez JSFP jest kwestia dystrybucji i dostępu do otrzymywanych i przesyłanych z wykorzystaniem KSeF faktur przez różne jednostki lub zakłady budżetowe wchodzące na gruncie VAT w skład JST. Szczegóły z tym związane są omówione w niniejszej publikacji;
• SLIM VAT 3 – 1.7.2023 r. wchodzi w życie ustawa z 26.5.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1059), która wprowadza zmiany m.in. w zakresie prewspółczynnika, proporcji, mechanizmu podzielonej płatności, białej listy podatkowej, faktur korygujących wystawionych w walutach obcych;
• pracy zdalnej – 7.4.2023 r. weszła w życie ustawa z 1.12.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 240), która reguluje pracę zdalną. W związku z tym w książce przedstawiamy niezbędne regulaminy i procedury pokazujące, jak w dziale finansowo-księgowym uregulować taki tryb pracy oraz jakie są zasady ustalania ekwiwalentu i ryczałtu przy pracy zdalnej;
• elektronicznych doręczeń w postępowaniach egzekucyjnych i administracyjnych – od 1.1.2024 r. jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe zakłady budżetowe oraz inne wybrane jednostki finansów publicznych wszelkie doręczenia w procedurach administracyjnych muszą dokonywać przy wykorzystaniu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego; w związku z tym w książce przedstawiamy schematy postępowania w tym zakresie;
• egzekucji administracyjnej – 25.3.2024 r. wejdzie w życie ustawa z 9.3.2023 r. o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 556). Wprowadza ona m.in. zmiany w terminach przedawnień kosztów upomnień, trybie wszczynania egzekucji, tytułach wykonawczych;
• rejestru umów – ustawa z 14.10.2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2054) wprowadziła do ustawy o finansach publicznych art. 34 ust. a i art. 34 ust. b – rejestr ten ma wejść w życie od 1.1.2024 r., warto zatem już teraz przygotować się na obowiązek jego wdrożenia w jednostce;
• planowania, wykonania i rozliczenia środków z Funduszu Pomocy i Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 – z uwagi na brak regulacji prawnej dotyczącej wielu zagadnień związanych z gospodarowaniem ww. środkami, zmiany reguł w tym zakresie wynikają z praktyki stosowania prawa, co dotyczy m.in. rozliczania przez JST środków z funduszy finansujących zadania z zakresu administracji rządowej lub inne zadania zlecone JST ustawami;
• ochotniczej straży pożarnej – obecnie do Senatu została przekazana ustawa o zmianie ustawy o ochotniczych strażach pożarnych oraz niektórych innych ustaw (druk Nr 3148), mająca na celu usunięcie błędów, jakie ujawniły się w czasie obowiązywania ustawy o ochotniczych strażach pożarnych (która weszła w życie 1.1.2023 r.). Zmiany polegają głównie na doprecyzowaniu zapisów budzących wątpliwości interpretacyjne bądź rozszerzają zakres obowiązków gmin dotyczących finansowania kosztów związanych z działalnością OSP, w tym w szczególności części szkoleń strażaków OSP;
• dotacji w ramach Rządowego Programu Odbudowy Zabytków – 23.11.2022 r. został ustanowiony przez Radę Ministrów Rządowy Program Odbudowy Zabytków (RPOZ). Choć upłynął już ostateczny termin naboru wniosków o dofinansowanie z RPOZ w ramach jego pierwszej edycji, to wiele kwestii nie zostało jeszcze rozstrzygniętych;
• użytkowania wieczystego w 2023 r. dla przedsiębiorców – 26.5.2023 r. Sejm uchwalił przygotowaną przez rząd ustawę o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy Nr 3146), wprowadzającą rynkowy model odpłatności za grunt sprzedawany użytkownikowi wieczystemu. Tym razem prawo do przekształcenia użytkowania wieczystego we własność jeszcze w tym roku mają otrzymać firmy, użytkownicy komercyjnych gruntów – jednak nie z mocy prawa, jak to miało miejsce w przypadku właścicieli domów i mieszkań w 2019 r., ale na wniosek podmiotów wskazanych; jakie to ma skutki dla JST, wyjaśniamy w niniejszej publikacji;
• gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa – 3.8.2022 r. weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z 14.7.2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 1617), które może być stosowane również przez jednostki samorządowe; w książce przedstawiamy m.in. procedury kontroli wewnętrznej gospodarowania środkami zbędnymi i ruchomymi w jednostkach samorządowych;
• opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych – ustawa z 8.4.2022 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. z 2022 r. poz. 830) pozwoliła przeznaczyć dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych (w tym jednorazowych) na realizację zadań z zakresu pomocy i usług społecznych, zapewniania schronienia, edukacji, opieki i wychowania, organizacji czasu wolnego, w tym kultury i sportu oraz zdrowia publicznego, w związku z pobytem na terenie JST uchodźców z Ukrainy.

Dzięki tej książce dowiedzą się Państwo:

• czy uchwała organu stanowiącego JST o odwołaniu skarbnika może być podjęta bez podania powodów i nie musi mieć uzasadnienia;
• jakie są przesłanki uznania odmowy dokonania kontrasygnaty przez skarbnika za uzasadnioną lub nieuzasadnioną w świetle dotychczas rozpatrzonych spraw przez komisje izb obrachunkowych (szczegółowy wyciąg większości spraw w tym zakresie);
• jakie są planowane nowe regulacje w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);
• jak rozliczać VAT, stosując przepisy dotyczące prewspółczynnika, współczynnika, podzielonej płatności, białej listy po zmianach wprowadzonych przez SLIM VAT 3;
• jak w SLIM VAT 3 zostały doprecyzowane zasady stosowania kursów walut na potrzeby przeliczania faktur korygujących;
• jak liczyć ekwiwalent (ryczałt) za wykorzystanie do pracy sprzętu będącego własnością pracownika;
• jak zaewidencjonować zwrot środków na rzecz Fundusz Przeciwdziałania COVID-19 otrzymanych na finansowanie zadań zleconych z zakresu administracji rządowej;
• jakie dane wprowadzać do rejestru umów i jakie są w tym zakresie ograniczenia;
• jaki jest zakres finansowania ochotniczych straży pożarnych z budżetu gminy;
• jak udzielić dotacji beneficjentom w ramach Rządowego Programu Odbudowy Zabytków;
• jak ustalić termin przedawnienia roszczenia o zwrot kosztów upomnienia;
• na czym polega i kogo dotyczy usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
• w jaki sposób stosować uproszczenia w rachunkowości budżetowej;
• kiedy i w jaki sposób dokonać odpisów aktualizujących aktywa jednostki;
• jak przygotować dokumentację gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, z uwzględnieniem zmian, które weszły w życie 3.8.2022 r.,
• kto jest zobowiązany wprowadzić Kartę Audytu Wewnętrznego;
• co oznacza proporcjonalność opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w stosunku do okresu ważności zezwolenia;
• jakie umowy zobowiązany jest kontrasygnować skarbnik JST, a jakie może kontrasygnować osoba przez niego upoważniona;
• czy upoważnienie udzielone na podstawie art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym przez skarbnika pracownikowi do dokonywania czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych wygasa po jego odwołaniu z funkcji skarbnika, czy też nadal pozostaje w mocy;
• w jakich sytuacjach skarbnik może odmówić kontrasygnaty umowy.

Choć główny akcept w publikacji jest położony na przedstawienie wzorów dokumentów, to zawarliśmy w niej również ponad 30 schematów księgowań z zakresu Funduszu Przeciwdziałania COVID-19, Funduszu Pomocy, gospodarowania środkami trwałymi, odpisów aktualizujących, różnic inwentaryzacyjnych, uproszczeń w polityce rachunkowości oraz VAT.

Jeżeli jesteś kierownikiem jednostki sektora finansów publicznych, sekretarzem, skarbnikiem, głównym księgowym, lub też osobą odpowiedzialną za prowadzenie gospodarki finansowej jednostki, to na bazie tej publikacji będziesz mógł uzupełnić i zmodyfikować obowiązujące w jednostce instrukcje i procedury – wykorzystując gotowe rozwiązania, zgodnie z nowymi przepisami, o których wspominaliśmy powyżej.