Praca zdalna. Aspekty prawa pracy, BHP, IT, RODO i HR + wzory do pobrania

Poradnik z wzorami dokumentów, który krok po kroku pomoże pracodawcom wdrożyć na stałe pracę zdalną w firmie.

W sposób szczegółowy opisane zostały w nim wszystkie zagadnienia, które powinny znaleźć się w regulaminie pracy zdalnej oraz odrębnych procedurach z zakresu BHP i RODO. Ponadto książka zawiera wzory dokumentów niezbędnych do właściwego stosowania pracy zdalnej w praktyce.

Publikacja to:

• kompleksowe i szerokie ujęcie tematyki pracy zdalnej, które pomoże pracodawcom przejść z pracy zdalnej covidowej lub telepracy na nową pracę zdalną;
• spojrzenie na pracę zdalną z różnych stron, z jednoczesnym wskazaniem obowiązków wynikających z różnych dziedzin prawa, o jakich należy pamiętać, wprowadzając taką organizację pracy;
• poradnik, który wskaże pracodawcom, jakie dokumenty należy stworzyć, aby prawidłowo wdrożyć pracę zdalną w organizacji i o czym powinni oni pamiętać, gdy praca zdalna będzie już faktycznie wykonywana.

Kluczowe atuty książki to przede wszystkim:

• omówienie nowelizacji Kodeksu pracy dotyczącej pracy zdalnej, ale nie w oderwaniu od reszty systemu, a wręcz przeciwnie – ze wskazaniem, jak należy połączyć różne istniejące instytucje z nowymi przepisami o pracy zdalnej;
• przedstawienie praktycznych wskazówek dotyczących organizacji pracy zdalnej, które pozwolą uniknąć problemów, jakie miały miejsce w przypadku tej formy wykonywania pracy w okresie pandemii Covid-19;
• zespół autorów, wśród których są zarówno eksperci od prawa pracy, prawa podatkowego, BHP i RODO, jak i informatycy, co gwarantuje kompleksowe ujęcie tematu;
• duża liczba przykładów obrazujących omawiane zagadnienia;
• wzory dokumentów niezbędnych do wdrożenia pracy zdalnej.

Pod względem tematycznym książka jest podzielona na 5 części, które obejmują zagadnienia:

1. prawno-podatkowe, gdzie omówiono szczegółowo, jak należy wdrożyć pracę zdalną oraz jakie obowiązki z zakresu czasu pracy, wynagrodzeń czy dokumentacji pracowniczej ciążą na pracodawcy, który chciałby zastosować tę formę pracy w swojej firmie;
2. dotyczące BHP, gdzie przedstawiono obowiązki, które pracodawca musi wykonać przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej, jak również ciążące na nim w trakcie jej wykonywania przez pracowników;
3. z zakresu ochrony danych osobowych, gdzie zostały przeanalizowane zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych osobowych w przypadku pracy wykonywanej z różnych miejsc, a nie tylko z domu pracownika;
4. dotyczące wymagań IT związanych z pracą zdalną, gdzie znajdują się wskazówki co do właściwych zabezpieczeń i procedur, jakie powinny być stosowane w trakcie pracy zdalnej,
5. z zakresu HR – gdzie zostały przedstawione zagadnienia związane z komunikacją i zarządzaniem pracownikami, realizującymi swoje zadania i obowiązki w formule zdalnej.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi na wiele bardzo praktycznych pytań dotyczących pracy zdalnej, m.in.:

• Czy praca zdalna dotyczy tylko pracowników czy również osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy?
• Czy zdalnie mogą pracować osoby, których stosunek pracy wynika z powołania lub mianowania?
• Jak prawidłowo wdrożyć pracę zdalną w organizacji?
• Czy wdrożenie pracy zdalnej wiąże się ze zmianą regulaminu pracy lub wynagradzania?
• Ile nowych dokumentów należy opracować, aby być przygotowanym do wdrożenia pracy zdalnej?
• Czy wdrożenie pracy zdalnej może nastąpić jedynie przy wykorzystaniu dokumentów elektronicznych?
• Czy praca zdalna może być wykonywana z zagranicy?
• Czy pracownik może wskazać kilka miejsc, z których będzie wykonywał pracę zdalną?
• Czy przepisy o pracy zdalnej będą umożliwiały korzystanie z tzw. „workation"?
• Kto ostatecznie decyduje o miejscu wykonywania pracy zdalnej?
• Gdzie należy przechowywać oświadczenia pracowników związane z pracą zdalną?
• Czy należy zawrzeć aneksy do umów, aby wdrożyć pracę zdalną?
• Czy praca zdalna okazjonalna musi wynikać z dokumentów wewnętrznych?
• Czy z pracy zdalnej okazjonalnej może skorzystać pracownik, który pracuje już częściowo zdalnie?
• Czy praca zdalna okazjonalna będzie ujmowana w świadectwach pracy?
• Czy w trakcie pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca będzie mógł wezwać pracownika do biura?
• Kiedy pracodawca będzie miał uprawnienie do wydania polecenia pracy zdalnej?
• Jakie grupy pracowników będą uprzywilejowane w zakresie wnioskowania o pracę zdalną?
• Na jakich zasadach pracodawca będzie mógł cofnąć pracę zdalną?
• Jak będą wyglądały negocjacje ze związkami zawodowymi dotyczące porozumienia w sprawie pracy zdalnej?
• Jakie są obligatoryjne elementy regulaminu pracy zdalnej?
• Jakie dodatkowe elementy warto zawrzeć w regulaminie pracy zdalnej?
• Jakie będą zasady czasu pracy przy pracy zdalnej?
• Czy pracownicy pracujący zdalnie mogą korzystać z innych przerw niż osoby pracujące stacjonarnie?
• Czy praca zdalna powinna być ujmowana w harmonogramach i ewidencji czasu pracy?
• Jak skalkulować ryczałt za pracę zdalną?
• Czy miesięczny ryczałt za prąd i Internet musi być pomniejszany o absencje?
• Jak praca zdalna wpływa na podwyższone koszty uzyskania przychodu?
• Jakie ryzyka mogą się wiązać z ustaleniem dużych ryczałtów za prąd i Internet?
• Jakie świadczenia wypłacane pracownikom zdalnym nie będą opodatkowane?
• Jakie obowiązki z zakresu BHP trzeba spełnić, aby właściwie zorganizować pracę zdalną?
• Kto odpowiada za organizację stanowiska pracy zdalnej?
• Czy oceniając ryzyko zawodowe przy pracy zdalnej, specjalista ds. BHP powinien wizytować stanowiska pracy?
• Jak praca zdalna wpłynie na zmianę obowiązków pracodawców dotyczących szkoleń BHP – wstępnych i okresowych?
• Jak będą oceniane wypadki przy pracy zdalnej?
• Jakie obowiązki należy spełnić, aby praca zdalna była właściwie wdrożona z punktu widzenia RODO?
• Czy wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, który korzysta z własnego sprzętu, np. laptopa, wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla pracodawcy?
• Jakie dodatkowe dokumenty należy stworzyć, aby spełnić wymagania RODO, wdrażając pracę zdalną?
• Czy wdrożenie pracy zdalnej wiąże się ze zmianą klauzul informacyjnych dla pracowników?
• Czym się różni kontrola pracy zdalnej od monitoringu pracy zdalnej?
• Jakie zabezpieczenia informatyczne powinny być stosowane przy pracy zdalnej?
• Jakie powinny być zasady wynoszenia z organizacji dokumentów papierowych?
• Jak zabezpieczyć dokumenty i dane w trakcie pracy zdalnej?
• Czy laptopy muszą mieć szyfrowane dyski?
• Jakie korzyści i utrudnienia wynikają z pracy zdalnej zarówno dla pracodawców, jak i pracowników?
• Na jakie obszary związane z komunikacją i zarządzaniem pracownikami podczas pracy zdalnej powinny zwracać szczególną uwagę pracodawcy i przełożeni?
• W jaki sposób prowadzić efektywne spotkania zdalne?
• Jak organizować pracę zdalną i zadbać o swój dobrostan?

Dodatkowo książka zawiera wzory dokumentów, niezbędnych do wdrożenia pracy zdalnej. Są to:

• regulamin pracy zdalnej,
• procedura ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej,
• informacja BHP dotycząca zasad wykonywania pracy zdalnej,
• oświadczenia i wnioski związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
• przykładowa ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej.

Tak szerokie ujęcie tematu pracy zdalnej w niniejszej książce oznacza, że jest ona skierowana nie tylko do osób pracujących w działach HR czy kadrowo-płacowych, ale również do specjalistów ds. BHP czy Inspektorów Ochrony Danych.