Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji + wzory do pobrania

Zagadnienia opisane w książce stanowią zestaw praktycznej wiedzy dotyczącej załatwiania spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego, usług zaufania, w tym podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej, przez organy administracji publicznej, zarządzania dokumentacją w urzędach w systemie klasy EZD oraz w systemie tradycyjnym, jak również wykorzystania systemów dziedzinowych wspierających realizację zadań w urzędach.

Autorzy skupili się na procedurach i praktycznych aspektach wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej oraz różnych systemów i aplikacji w bieżącej działalności organów administracji publicznej, uwzględniając również wymagania dotyczące ochrony danych osobowych. Książka stanowi kompendium wiedzy z zakresu m.in. procedur administracyjnych i podatkowych w aspekcie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw od momentu wpływu dokumentu do urzędu aż do przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Administracja publiczna realizuje szeroki zakres zadań. Z jednej strony, są to zadania dotyczące obsługi obywateli (zadania realizowane głównie przez samorząd), z drugiej strony – realizowane w ramach współpracy między różnymi podmiotami. We wszystkich tych aspektach istotną rolę odgrywa wykorzystanie możliwości elektronicznej komunikacji przy załatwianiu spraw, jak również wykorzystanie systemów teleinformatycznych wewnątrz samej organizacji w szczególności służących do elektronicznego dokumentowania przebiegu rozstrzygania i załatwiania spraw (EZD).

Podstawowymi aktami regulującymi procedury załatwiania spraw są KPA i Ordynacja podatkowa. W obu tych aktach prawnych ustawodawca wprowadził możliwości, ale również obowiązki organów w zakresie wykorzystania narzędzi informatycznych. Uprawnienia i obowiązki organów wpływają w sposób bezpośredni lub pośredni również na strony postępowania administracyjnego, podatkowego czy też innych uczestników tych postępowań.

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w bieżącej działalności organów administracji publicznej nie ogranicza się jednak wyłącznie do realizacji przepisów określonych w KPA czy Ordynacji podatkowej. Są one uzupełnione przepisami innych aktów prawnych. W zasadzie wszystkie akty prawne dopuszczają wykorzystywanie narzędzi informatycznych, a coraz częściej wręcz do tego zobowiązują. Zakres i sposób ich wykorzystania nie jest ujednolicony prawnie, stąd nawet w ramach jednego podmiotu publicznego istnieje konieczność stosowania odmiennych procedur załatwiania spraw z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W publikacji omówiono przede wszystkim instytucje prawne wykorzystywane w postępowaniu administracyjnym i podatkowym. Dokonano jednocześnie przeglądu procedur załatwiania spraw (również z wykorzystaniem narzędzi informatycznych) w popularnych sprawach: rozpatrywania skarg i wniosków, petycji, udostępniania informacji publicznej.

Z punktu widzenia funkcjonowania podmiotów publicznych istotnym zagadnieniem jest także sposób postępowania z dokumentacją wewnątrz podmiotu. Dotyczy to zarówno dokumentacji wytwarzanej, jak i napływającej w postaci papierowej i elektronicznej. Kompletność akt sprawy, warunkuje przejrzystość działania organu i równocześnie zabezpiecza go przed nieuzasadnionymi zarzutami dotyczącymi prawidłowości przebiegu postępowania przy realizacji spraw. Celem publikacji jest przede wszystkim wskazanie na praktycznych przykładach, sposobu realizacji wymagań prawnych, w tym zakresie, w szczególności określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w wynikających z niej instrukcjach kancelaryjnych.

Dodatkowym elementem, na który warto zwrócić uwagę w publikacji, jest fragment odnoszący się do problematyki ochrony danych osobowych. Wskazuje on na zadania, jakie nałożone zostały na administrację publiczną nowymi regulacjami, tj. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. W myśl tych regulacji po 25 maja 2018 r. podmioty sektora publicznego są zobowiązane m.in. do wyznaczenia inspektora ochrony danych, realizacji szerszego obowiązku informacyjnego, ochrony danych w fazie projektowania czy przygotowania rejestru przetwarzania danych.

W publikacji omówiono również zmiany prawne wprowadzone ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ich wdrożenie będzie wymagało zmiany procedur wewnętrznych w podmiotach zobowiązanych do korzystania z nowych usług komunikacji elektronicznej w miejsce dotychczasowych doręczeń tradycyjnych.

Książka przeznaczona dla praktyków – pracowników urzędów administracji publicznej, administracji skarbowej, jednostek organizacyjnych gmin, powiatów, miast na prawach powiatów, centrów usług wspólnych, odpowiedzialnych za rejestrowanie korespondencji, załatwianie spraw ze szczególnym uwzględnieniem środków komunikacji elektronicznej, doręczanie pism, dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w sposób tradycyjny lub elektroniczny, archiwizację dokumentacji, ale również opracowywanie i udostępnianie usług elektronicznych, czyli:

• pracowników kancelarii, biur obsługi mieszkańca, sekretariatów,
• kierowników komórek organizacyjnych,
• pracowników merytorycznie załatwiających sprawy, odpowiedzialnych za kompletność akt sprawy,
• archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych,
• informatyków wdrażających systemy EZD, projektujących usługi elektroniczne,
• sekretarzy, dyrektorów generalnych, pracowników odpowiedzialnych za organizację urzędu chcących nabyć, poszerzyć lub uporządkować wiedzę dotyczącą prawnych i technologicznych aspektów realizacji bieżących spraw, w tym z wykorzystaniem usług elektronicznych.

Bezspornym atutem książki jest skład autorski, który swą wiedzą i doświadczeniem gwarantuje jakość prezentowanej publikacji i jej wieloaspektową przydatność.

Ważnym elementem książki są liczne wzory dokumentów, m.in.:

• pisma wpływającego z naniesionym odciskiem pieczęci wpływu, dekretacją oraz znakiem sprawy,
• pisma wychodzącego z naniesionym znakiem sprawy,
• znaku akt, znaku sprawy i znaku pisma,
• formularza spisu spraw z możliwością odnotowania każdego pisma w sprawie,
• wypełnionego spisu spraw wraz z informacją, z których pól pobierane są dane do znaku sprawy,
• zarządzenia z umieszczonym w lewym górnym rogu znakiem sprawy oraz z numerem z rejestru zarządzeń,
• spisu spraw teczki macierzystej, na podstawie którego powstała wydzielona grupa spraw, i spisu spraw teczki wydzielonej,
• opisu teczki aktowej zawierającej spis spraw i akta wielu spraw.