Monitoring zgodny z RODO. Praktyczny poradnik z wzorami dla sektora publicznego i prywatnego

Praktyczny przewodnik po zasadach stosowania monitoringu dla Inspektorów Ochrony Danych.

Monitoring niesie ze sobą wiele wyzwań, zarówno na gruncie prawnym, technicznym, technologicznym, jak i organizacyjnym. Obecność kamer rejestrujących obraz jest już stałym elementem nadzoru miejsc publicznych. Powszechnie monitoring wizyjny stosują również pracodawcy, którzy coraz częściej sięgają także po inne formy monitorowania aktywności pracowników, z wykorzystaniem nowych technologii.

Publikacja stanowi praktyczny przewodnik po zasadach stosowania monitoringu dla Inspektorów Ochrony Danych, których zadaniem jest monitorowanie przestrzegania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych oraz doradzanie Administratorom Ochrony Danych. Omówiono w niej, w przystępny i praktyczny sposób, nie tylko przepisy RODO odnoszące się do danych z monitoringu, ale także liczne przepisy sektorowe.

Dzięki tej książce zarówno Inspektorzy Ochrony Danych, jak i Administratorzy Danych Osobowych będą doskonale wiedzieli, jakie obowiązki na nich ciążą, jak mają postępować, aby odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe, które przetwarzają w związku ze stosowanym monitoringiem infrastruktury, przestrzeni publicznej i osób. Będą również wiedzieli, jaką odpowiedzialność mogą ponieść za niezgodne z prawem monitorowanie mienia i ludzi.

W książce przedstawiono najważniejsze aspekty przetwarzania danych przy użyciu monitoringu, w szczególności w zakresie:

• zapewnienia bezpieczeństwa danych przetwarzanych w związku ze stosowaniem monitoringu,
• warunków powierzania i udostępniania tych danych,
• niezbędnej dokumentacji związanej z monitoringiem,
• odpowiedzialności administratora za niezgodne z prawem stosowanie monitoringu,
• prowadzenia kontroli wykorzystywania monitoringu.

Atutem publikacji jest również zaprezentowanie problematyki stosowania monitoringu z perspektywy sektora publicznego.

Poszczególne rozdziały książki omawiają takie zagadnienia jak m.in.:

• monitoring pracowników,
• kontrola i rozliczalność monitoringu,
• dokumentacja wewnętrzna monitoringu,
• umowy powierzenia przetwarzania,
• realizacja praw osób monitorowanych,
• anonimizacja i pseudonimizacja danych objętych monitoringiem,
• zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych,
• monitoring w sektorze publicznym,
• odpowiedzialność cywilna i dowody z monitoringu w postępowaniu karnym i cywilnym,
• monitoring w szpitalach i gabinetach lekarskich.

Największe atuty publikacji to:

• praktyczne porady – można je zastosować, aby wiedzieć, jak zgodnie z przepisami stosować monitoring wizyjny, monitoring pracowników oraz udostępniać go uprawnionym podmiotom, po uprzedniej anonimizacji;
• przystępny język – pozwala zrozumieć omawiane wymagania i zabezpieczenia osobom bez technicznego czy informatycznego wykształcenia,
• autorzy – doświadczeni i znani przedstawiciele nauki i praktyki prawa;
• zastosowanie porównań i metafor – ułatwiają one zrozumienie niektórych wyjątkowo trudnych zagadnień,
• przykłady, zdjęcia, tabele i schematy – obrazują poruszane zagadnienia.

Wyjątkową częścią publikacji jest opis dokumentacji wewnętrznej, jaką powinien posiadać podmiot stosujący nagrania z monitoringu, ze szczególnym ukierunkowaniem na monitoring pracowników (urzędników, personel medyczny, nauczycieli, kierowców, przedstawicieli handlowych). Godny polecenia jest rozdział poświęcony zasadom anonimizacji i pseudonimizacji monitoringu, który szczegółowo omawia kwestie, kiedy i jak ich dokonywać. Nie bez znaczenia są rozdziały dedykowane kontroli monitoringu przez organy nadzorcze, naruszeniom czy procesom cywilnym i wykorzystaniu nagrań z monitoringu jako dowodów także w procesach karnych i pracowniczych.

Publikacja zawiera:

• wykaz wymagań wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, które dotyczą stosowania monitoringu w podmiotach publicznych i prywatnych,
• opis uznanych norm i standardów pomocnych przy wdrażaniu monitorowania infrastruktury i pracowników,
• praktyczne instrukcje dla Inspektorów Ochrony Danych,
• opis zasad anonimizacji i pseudonimizacji nagrań z monitoringu,
• opis zasad kontroli przez organy nadzorcze,
• opis praktycznych zabezpieczeń fizycznych, technicznych i organizacyjnych, zilustrowany wieloma przykładami.

Z książki Czytelnik dowie się m.in.:

• Jakie dane mogą być przetwarzane w ramach monitoringu?
• Dla jakich celów może być stosowany monitoring?
• Jaka dokumentacja jest niezbędna do prawidłowego stosowania monitoringu wizyjnego oraz monitoringu aktywności personelu?
• Jak poprawnie informować o stosowaniu monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej i innych form monitoringu personelu?
• Jakie są praktyczne aspekty zastosowania nowych technologii dla celów prowadzenia monitoringu w miejscu pracy?
• Jakie wymogi bezpieczeństwa należy zastosować, korzystając z monitoringu?
• Jakie są warunki powierzania i udostępniania danych zebranych za pomocą monitoringu?
• Jaką dokumentację wewnętrzną dotyczącą monitoringu należy posiadać, aby wykazać rozliczalność?
• Co wynika z przepisów szczegółowych w odniesieniu do stosowania monitoringu w szkole, w szpitalu, podczas posiedzeń rady gminy?
• W jakich sytuacjach należy zawierać umowę powierzenia przetwarzania danych, a w jakich nadawać upoważnienie w odniesieniu do przetwarzania danych pochodzących z monitoringu?
• W jaki sposób możliwe jest ujawnienie danych pochodzących z monitoringu poza organizację?
• Na jakich zasadach dopuszczalne jest stosowanie monitoringu przez jednostki samorządu terytorialnego?
• Jakie są uprawnienia kontrolne Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w kontekście stosowania monitoringu?
• Jakie są prawne aspekty anonimizacji i pseudonimizacji w stosowaniu monitoringu?
• Jak poprawnie realizować prawa osób obserwowanych?
• Jak dokonać oceny niezbędności przetwarzania danych z monitoringu?
• Czy i kiedy można żądać dostępu do monitoringu w drodze dostępu do informacji publicznej?
• Jakie miejsca nie mogą być objęte monitoringiem w placówkach medycznych?
• Co należy zrobić, jeśli doszło do nagrań niezgodnych z prawem?
• Jak Inspektor Ochrony Danych powinien monitorować zasady stosowania monitoringu w organizacji?
• Jak należy zabezpieczać nagrania z monitoringu?
• Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?
• Kiedy można pozwać organizację za naruszenie dóbr osobistych w związku ze stosowaniem monitoringu?
• Jak przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych w ramach monitoringu w jednostkach samorządowych?
• Kiedy dochodzi do roszczeń cywilnoprawnych w związku ze stosowaniem monitoringu?
• Kiedy pracownik może pozwać pracodawcę za niezgodne z prawem stosowanie monitoringu?