Dokumentacja czasu pracy. Wyjaśnienia, obliczenia, przykłady i wzory

Poradnik zawiera ujęcie czasu pracy przez pryzmat dokumentów, które go dotyczą w firmie. Od stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej, które wprowadziło zmiany także w sposobie prowadzenia dokumentów z zakresu czasu pracy. Z kolei od 6.6.2018 r. wprowadzono zmiany dotyczące czasu pracy rodziców niepełnosprawnych dzieci. Ponadto od 2015 r. pojawiło się wiele nowych stanowisk MRPIPS dotyczących czasu pracy. Wszystkie te zmiany będą uwzględnione w nowym wydaniu książki.

Książka „Dokumentacja czasu pracy" to szerokie kompendium wiedzy na temat bardzo skomplikowany, jakim jest czas pracy. Jest ona obszerna, gdyż przeanalizowano w niej wszystkie dokumenty wewnętrzne pracodawcy, które mają wpływ lub związek z zarządzaniem czasu pracy.

Pod względem tematycznym książkę można podzielić na 4 bloki tematyczne:

1. organizacja czasu pracy w firmie – rozdziały I–III oraz VII,
2. planowanie czasu pracy – rozdziały IV,
3. rozliczanie czasu pracy – rozdział V, VIII i IX,
4. dokumentacja czasu pracy – rozdział VI oraz X.

W książce wykorzystano dostępne orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz stanowiska urzędowe dotyczące kwestii, które nie zostały jeszcze wyjaśnione w orzecznictwie, a co ważne, wszystkie te stanowiska ze względu na trudności w dostępie do ich treści zostały zamieszczone w rozdziale XI książki. W książce wykorzystano najnowsze interpretacje urzędowe dotyczące nowelizacji z zakresu dokumentacji pracowniczej pochodzące ze stycznia i lutego 2019 r.

Niewątpliwym atutem książki jest duża liczba przykładów, które doskonale obrazują faktyczne działania, jakie są niezbędne, aby prawidłowo zarządzać czasem pracy oraz wzory dokumentów, zamieszczone na końcu większości rozdziałów, które są do wykorzystania często wprost, a czasem po adaptacji do warunków pracodawcy.

Książka zawiera odrębne omówienie dotyczące prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy po zmianach od 1.1.2019 r. i pod tym kątem jest pierwszym na rynku tak szerokim omówieniem tej nowej i budzącej wiele wątpliwości tematyki.

NOWOŚCI uwzględnione w 3. wydaniu:

• dodano nowy rozdział o dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, którą pracodawcy muszą prowadzić od 1.1.2019 r.;
• szczegółowo opisano nowe wymagania dotyczące elektronizacji dokumentacji obowiązujące od 1.1.2019 r.;
• uwzględniono wpływ RODO na procesy związane z dokumentowaniem czasu pracy – listy obecności oraz monitoring pracowników;
• nowe indywidualne rozkłady czasu pracy dla pracowników – rodziców dzieci niepełnosprawnych;
• najnowsze stanowiska PIP i MRPiPS dotyczące czasu pracy z lat 2016–2018;
• najnowsze stanowiska PIP i MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1.1.2019 r.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi na wiele praktycznych pytań związanych z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy, m.in.:

• Jakie elementy dotyczące czasu pracy powinny zostać ujęte w regulaminach pracy?
• Kiedy weryfikacja czasu pracy wkracza w obszar monitorowania pracowników i trzeba spełniać dodatkowe wymagania z RODO w tym zakresie?
• Jakie wnioski pracowników mogą kształtować indywidualnie ich czas pracy i gdzie należy je przechowywać od 1.1.2019 r.?
• Jakie elementy obszaru czasu pracy warto mieć w umowach o pracę?
• Jak prawidłowo tworzyć harmonogramy czasu pracy?
• Jakie dane ująć w ewidencji czasu pracy po zmianach wprowadzonych od 1.1.2019 r.?
• Jak długo przechowywać poszczególne dokumenty dotyczące czasu pracy, np. harmonogramy, listy obecności i ewidencje czasu pracy?
• Jak prowadzić nową obligatoryjną dokumentację z obszaru czasu pracy od 1.1.2019 r.?
• Jak elektronicznie prowadzić dokumentację z obszaru czasu pracy? Które dokumenty będą musiały być skanowane w takim przypadku do formatu plików pdf?
• Jakie dokumenty z obszaru czasu pracy będą musiały być przechowywane przez okres 10 lat?
• Jakie dokumenty z obszaru czasu pracy powinny być nadal przechowywane w aktach osobowych pracownika?
• Jak od stycznia powinny być składane zgody rodziców dzieci do lat 4 na nadgodziny gdzie pracodawcy powinni je przechowywać?
• Jakie uprawnienia z zakresu czasu pracy mają rodzice dzieci niepełnosprawnych?
• Jak zmieniły się od 1.1.2019 r. zasady dokumentowania dyżurów pełnionych przez pracowników?
• Jak zmieniły się od 1.1.2019 r. uprawnienia związków zawodowych w zakresie negocjacji z pracodawcą porozumień dotyczących czasu pracy?

Dodatkowym atutem jest autor opracowania, który jest cenionym specjalistą z zakresu problematyki czasu pracy, z wieloletnim doświadczeniem w tym zakresie, które zdobywał najpierw w PIP, potem w SN, a obecnie prowadząc działalność konsultingową w tym obszarze. Wiele z przedstawionych w książce problemów czy przykładów pochodzi ze szkoleń prowadzonych przez autora, a nie są to zatem jedynie przypadki hipotetyczne, wymyślone na potrzeby publikacji.