Vademecum głównego księgowego jednostki finansów publicznych + płyta CD

Praktyczny poradnik omawiający najważniejsze obszary zadań głównego księgowego JSFP z uwzględnieniem ostatnich zmian w przepisach.

Sektor finansów publicznych charakteryzuje się daleko idącą specyfiką w porównaniu z powszechnym obrotem gospodarczym. Przekłada się to bezpośrednio na obowiązki głównego księgowego w sektorze publicznym. Zasadniczym aktem prawnym regulującym prowadzenie gospodarki finansowej oraz zasady rachunkowości w JSFP jest ustawa o finansach publicznych i wydane na jej podstawie rozporządzenia wykonawcze. Ustawa ta ma pierwszeństwo wobec regulacji zawartych w ustawie o rachunkowości. Pamiętać jednak należy, że uwzględniając zasady ustawy o finansach publicznych jednostki sektora publicznego prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Z uwagi na ogromny obszar zagadnień, z którymi spotyka się księgowy sfery budżetowej w swojej codziennej pracy, Wydawnictwo C.H. Beck przygotowało publikację Vademecum głównego księgowego jednostki samorządu terytorialnego.

W książce przedstawiamy „fundamenty” księgowe i finansowe, które pozwolą księgowym zrozumieć nawet najtrudniejsze zagadnienia oraz wyjaśnią specyficzne dla sektora publicznego zagadnienia i pojęcia (np. plan finansowy, klasyfikacja budżetowa, przychody i rozchody itp.). Publikacja w sposób jasny i kompleksowy przedstawia sektor publiczny z perspektywy głównego księgowego, kładąc akcent na te kwestie, które określają status księgowego i jego obowiązki. Wyjaśnienia prezentowane są w przystępny sposób, bazując na wielu praktycznych przykładach. Publikacja pokazuje powiązania między planami finansowymi (w tym budżetem) – ewidencją księgową – sprawozdawczością (budżetową i finansową) oraz klasyfikacją budżetową. Sytuuje głównego księgowego, jako uczestnika szeregu procedur i mechanizmów, realizowanych w podmiotach sektora publicznego (np. tworzenie planów finansowych, dokonywanie w nich zmian, ustalanie polityki rachunkowości, inwentaryzacja majątku, tworzenie systemu kontroli zarządczej, kontrasygnata, wykonywanie kontroli wewnętrznej, centralizacja rozliczenia podatku VAT w JST).

Poprzez wskazaną powyżej perspektywę i zakres poruszanych zagadnień książka stanowi „swoistą” mapę drogową prowadzącą głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez często pogmatwane ścieżki wyznaczane przez rozbudowane regulacje prawne opisujące obowiązki podmiotów publicznych.

Książka stanowi swoistą „biblię” dla księgowych, dzięki której dowiedzą się m.in.:

• jakie są różnice pomiędzy rachunkowością budżetową a rachunkowością jednostek gospodarczych;
• czym są zasada kasowości i memoriału, oraz jakie są konsekwencje ich stosowania w jednostkach budżetowych i księgowości budżetu;
• jakie są różnice między księgowością budżetu a księgowością organu w JST;
• jakie są zasady obsługi bankowej w jednostkach samorządowych;
• jakie są zasady nabywania/przekazywania nieruchomości w jednostkach finansów publicznych (użytkowanie wieczyste, trwały zarząd, darowizna, użytkowanie, użyczenie, itd.), zasady wyceny tak przekazanych składników majątku oraz jak zaksięgować takie operacje gospodarcze;
• jak przygotować pełną dokumentację polityki rachunkowości (uproszczenia w księgowości, metody wyceny itp.), która nie zostanie zakwestionowana przez organy kontroli – w tym uwzględniającą ostatnie zmiany w przepisach w zakresie niskocenności, sprawozdawczości finansowej i podzielonej płatności;
• jak przeprowadzić procedurę inwentaryzacyjną w sektorze publicznym (specyficzne zasady wyceny, druki inwentaryzacyjne itd.);
• jak księgować operacje VAT oraz operacje związane ze split paymentem;
• jak zidentyfikować sytuację w której kwota podatku naliczonego podlega ustaleniu w oparciu o prewspółczynnik oraz jak ustalić ten prewspółczynnik , tak aby najlepiej odpowiadał specyfice prowadzonej przez podatnika działalności;
• jak ustalić proporcję wg której odliczany jest podatek naliczony a także jak dokonać korekty rocznej w związku ze wstępnym odliczeniem podatku naliczonego w oparciu o proporcję, zwłaszcza w sytuacji, w której korekta ta ma charakter wieloletni;
• jakie kwalifikacje powinien mieć pracownik na stanowisku księgowego i głównego księgowego (czy też na innym stanowisku w dziale finansowo-księgowym);
• jakie są zasady zatrudnienia, wynagradzania i premiowania pracy księgowego;
• jaki jest zakres kompetencji i obowiązków głównego księgowego (również tych niestandardowych, czyli niezwiązanych bezpośrednio z księgowością np. w zakresie działań windykacyjnych, kontroli zarządczej, zawierania umów i przygotowywania uchwał);
• za jakie czynności odpowiada księgowy, a za jakie kierownik jednostki w zakresie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
• jak przeprowadzić procedurę planistyczną i budżetową (budżet, plan finansowy jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego, zgodność budżetu z wieloletnią prognozą finansową);
• jak gospodarować finansami publicznymi (lokaty bankowe, zaciąganie zobowiązań, ograniczenia w uchwalaniu budżetu);
• jak przygotować zakładowy plan kont z odpowiednią analityką;
• jak sporządzić sprawozdanie finansowe za 2018 r. oraz sprawozdania budżetowe;
• jakie są powiązania pomiędzy klasyfikacją budżetową, ewidencją księgową a sprawozdawczością;
• jak skutecznie powierzyć obowiązki za sprawy finansowo – księgowe głównemu księgowemu.

Do publikacji dołączona jest płyta CD na której znajdują się wzory m.in.:

• Sprawozdanie GUS RF-3,
• Sprawozdanie finansowe w formie Excel,
• Instrukcja w zakresie mechanizmu podzielonej płatności,
• polityka rachunkowości wraz z zarządzeniami (np. alternatywne metody wyceny aktywów i pasywów; czy też opis systemu przetwarzania danych),
• zakładowy plan kont z opisami wszystkich kont (ok. 200 stron),
• zarządzenie w sprawie wytycznych do zakładowego planu kont w sprawie informacji objaśniającej zawierające 15 tabel z prezentacją danych w zakresie zwiększeń i zmniejszeń (czy też wykorzystania/rozwiązania) poszczególnych elementów aktywów i pasywów,
• zestawienie informacji o stanie mienia JST,
• instrukcja obiegu dokumentów,
• instrukcja inwentaryzacyjna wraz z 15. dokumentami inwentaryzacyjnymi (harmonogram, protokoły, arkusze spisowe, oświadczenia, sprawozdania itd.),
• zarządzenie w sprawie powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu jednostki sektora finansów publicznych,
• wzór powierzenia pracownikowi jednostki sektora finansów publicznych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej w formie odrębnego imiennego upoważnienia,
• upoważnienia dla organu wykonawczego do dokonywania zmian w planie wydatków,
• upoważnienia dla kierowników jednostek organizacyjnych do dokonywania zmian w planie wydatków.

Książka zawiera również:

• Schematy księgowań w zakresie inwentaryzacji, VAT, Split paymentu, rezerw,
• ok. 200 stronicowy szczegółowy komentarz do poszczególnych kont budżetu, jednostek organizacyjnych, jak również omówienie specyfiki planu kont dla placówek oświaty i samorządowych zakładów budżetowych,
• Powiązania kont z poszczególnymi wierszami sprawozdania finansowego,
• Przykłady sporządzania sprawozdań budżetowych na bazie relacji plan finansowy – klasyfikacja budżetowa – salda kont przypisane do poszczególnych wierszy sprawozdań budżetowych,
• Zasady przygotowania budżetu JST,
• Wytyczne do planowania,
• Zakres informacyjny materiałów planistycznych.

Książka uwzględnia zmiany w zakresie:

1. Zasad rachunkowości oraz planów kont. Od 1 stycznia 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 13.9.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
2. Sprawozdań finansowych. Wskazane powyżej nowe rozporządzenie w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont wprowadza zmiany w zasadach sporządzania sprawozdania finansowego. Wprowadza też nowy element sprawozdania „Informacja dodatkowa”.
3. Klasyfikacji budżetowej. W dniu 18.4.2018 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 767). Część zmian weszła już w życie, a część wejdzie w życie dopiero od 1.1.2019 r. Ponadto, w dniu 18.7.2018 r. Minister Finansów wydał kolejne rozporządzenie zmieniające klasyfikację budżetową (Dz.U. z 2018 r. poz. 1393). Nowelizacja dotyczy określenia sposobu grupowania paragrafów klasyfikacji budżetowej w JST w odniesieniu do przepisów art. 236 uofp. Wprowadzono następujące symbole grup: 1400, 1100, 1200, 1300, 1401, 1402, 1403, 1101, 1102, 1103, 1201, 1202, 1203, 1301, 1302, 1303, 1800, 1810, 1600, 1601, 1602, 1610, 1611, 1612, 1620, 1630. Zarządy JST mają możliwość decydowania o szczegółowości sporządzanych planów finansowych, w zakresie wydatków, swoich jednostek organizacyjnych (jednostek budżetowych). Zmiany mają charakter fakultatywny. Decyzja o szczegółowości planów finansowych będzie autonomiczną decyzją każdej JST.
4. Sprawozdawczości budżetowej. Od 13.1.2018 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 9.1.2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2018 r. poz. 109). Pierwsza jego nowelizacja została dokonana w dniu 18.7.2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1395). Jest ona powiązana z wprowadzeniem grup paragrafów klasyfikacji budżetowej i odnosi się do szczegółowości prezentacji planowanych kwot wydatków w sprawozdaniu Rb-28S, jak i Rb-50.
5. Planowaniu finansowym. W dniu 20 lipca 2018 r. zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Finansów z 18 lipca 2018 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1394). Po zmianach projekty planów finansowych jednostek budżetowych są sporządzane: w zakresie dochodów w szczegółowości: dział, rozdział, paragraf; w zakresie wydatków w szczegółowości: dział, rozdział, paragraf albo dział, rozdział, grupa paragrafów – określonej w przepisach o klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, zgodnie z dokonanym przez zarząd JST wyborem, poziomu szczegółowości projektów planów finansowych.
6. Środkach trwałych. od 1.1.2018 r. obowiązuje ustawa z 27.10.2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 2175), która wprowadziła zmiany w zakresie granicy kwotowej poniżej której możliwe jest jednorazowe umorzenie środków trwałych (z 3 500 zł na 10 000 zł). Zmiana ta wpływa pośrednio na wskaźnik spłaty zobowiązań i wprowadza wiele problemów w jednostkach finansów publicznych. Ponadto z dniem 1.1.2018 r. zaczęła obowiązywać w pełnym zakresie nowa Klasyfikacja Środków Trwałych, wprowadzona przez rozporządzenie Rady Ministrów z 3.10.2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. z 2016 r. poz. 1864).
7. Podzielonej płatności. W dniu 1.7.2018 r. weszła w życie ustawa z 15.12.2017 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U z 2018 r. poz. 62). Ustawa ta wprowadza mechanizm podzielonej płatności (w tym nowy tryb zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w terminie 25 dni na konto VAT). Zmiana ta ma duży wpływ na organizację rachunków bankowych w JST, a w konsekwencji pojawia się wiele wątpliwości jak te operacje należy zaksięgować.

Publikacja ta została stworzona przez wybitnych specjalistów z finansów publicznych (Piotr Walczak, Wojciech Lachiewicz, Grzegorz Czarnocki, Damian Grzelka, Maciej Woźniak, Krzysztof Hudzik), rachunkowości (Lucyna Hanus, Mieczysława Cellary, Monika Kaczurak-Kozak, Dorota Adamek-Hyska, Bożena Rudnicka) oraz praktyków – skarbników, biegłych rewidentów (Gabriela Czech, Elżbieta Dworak, Sebastian Bach – skarbnicy gminy, Iwona Bobowska – biegły rewident, Jacek Kowalski – były naczelnik wydziału kontroli w RIO, Teresa Krawczyk – były naczelnik Urzędu skarbowego). Autorzy Ci pokazują jak w praktyce stworzyć dobrze funkcjonujący dział księgowy.