Księgowa analiza danych zawartych w JPK. Raporty w arkuszach Excel

Od 1.1.2018 już wszyscy podatnicy VAT muszą generować (i wysyłać cyklicznie) – dla potrzeb bieżącego monitoringu podatku VAT przez MF – pliki JPK-VAT.

Od 1.1.2022 r. został wprowadzony nowy plik JPK dla rozliczeń VAT, w którym została połączona deklaracja VAT-T (obszar deklaracyjny) oraz poprzedni plik JPK_VAT jako część ewidencyjna. Całość została nazwana JPK_V7, w wersji miesięcznej JPK_V7M i w wersji kwartalnej JPK_V7K. Struktura JPK_V7 już nie jest najprostszą ze wszystkich schem JPK. Do publikacji dołączony jest plik „Weryfikacja_JPK_V7K". W pliku tym zostało przygotowane narzędzie w Excelu, za pomocą którego można zweryfikować zgodność danych w części deklaracyjnej za kwartał z częściami ewidencyjnymi. Prezentowany raport został przygotowany za pomocą Power Query, dlatego wczytanie danych do niego jest realizowane inaczej, niż to jest opisane w przypadku wszystkich wcześniej przedstawionych raportów.

Natomiast kolejnych struktur JPK (JPK_PKPIR oraz JPK_EWD – nie są one opisywane w publikacji) podatnicy nie muszą obowiązkowo przekazywać co miesiąc do kontroli, ale są zobowiązani przekazywać je na każde wezwanie organu skarbowego. Chodzi o:

• JPK_KR,
• JPK_FA,
• JPK_MAG,
• JPK_WB (bank).

Z dniem 1.1.2025 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 16.8.2024 r., w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1314). Plik JPK_CIT został podzielony na dwie odrębne schemy: JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Pierwsza z nich będzie pobierała dane z programu finansowo księgowego, a druga będzie zbierała dane o środkach trwałych. Choć od 1.1.2025 r. plik JPK_KR został zastąpiony przez JPK_KR_PD to nadal na plikach excel dołączonych do książki można dokonywać analiza danych zawartych w księgach rachunkowych – nawet tych danych, które są generowane w 2025 r. Jednostka nadal może generować plik JPK_KR (przy równoczesnej możliwości generowania JPK_KR_PD).

Dołączone do książki narzędzie „Magazyn Danych Księgowych”, podobnie jak wszystkie pozostałe raporty, współpracuje z wersją pliku JPK_KR(1). Wejście w życie nowej struktury JPK_KR_PD nie ma wpływu na obowiązywanie JPK_KR(1), który jest cały czas ważny i będzie pełnił rolę pliku na żądanie do kontroli i audytów, zwłaszcza dla danych z ksiąg rachunkowych do 31.12.2024.

Pliki na żądanie nie są obowiązkowe, ale to wcale nie oznacza, że nie warto na bieżąco kontrolować ich zawartości pod kątem poprawności, spójności danych z innymi strukturami JPK czy zgodności z rozliczeniami, jakie podatnik w ciągu roku wysyła do urzędu skarbowego (np. zaliczki podatku dochodowego).

Zdecydowana większość podatników postrzega JPK jako przykry obowiązek kontrolny, nie dostrzegając jego wielkich możliwości informacyjnych.

Faktycznie, sam plik JPK zapisany w formacie XML nie daje nam żadnej przydatnej informacji. Jest to po prostu zbiór danych. Lecz aby wykorzystać zawarte tam informacje, można użyć powszechnie znanego arkusza Excel. Dzięki takiemu połączeniu (JPK-Excel) uzyskujemy wydajne narzędzie, za pomocą którego da się tworzyć nawet skomplikowane raporty i analizy. Przykładowe raporty to:

• zestawienie obrotów i sald na konkretny dzień – JPK_KR,
• raport kont przeciwstawnych – JPK_KR,
• dziennik zapisów księgowych – JPK_KR,
• magazyn danych księgowych – JPK_KR,
• raport GUS, F-01 – JPK_KR,
• analiza sprzedaży – JPK_FA.

W publikacji wskazujemy krok po kroku, poprzez zrzuty z ekranu opatrzone wyjaśnieniami, jak przygotować ww. wymienione raporty.
Omówione w książce raporty można pobraćze strony repozytorium.beck.pl, po wpisaniu kodu ze zdrapki dołączanej do książki. Dla czytelników, którzy dobrze znają obsługę Excela, raporty wraz z ich opisem powinny stać się inspiracją dla projektowania własnych rozwiązań. Natomiast ci, którzy słabiej poruszają się po arkuszu Excel, mogą od razu wykorzystać raporty dołączone do książki w pracy, przy wsparciu prostych instrukcji, również zamieszczonych w książce. Książka + raporty w Excelu to całość – w takiej postaci publikacja z pewnością okaże się pomocna dla osób pracujących w branży finansowo-księgowej.

Podkreślamy jednocześnie, że książka nie jest podręcznikiem w zakresie obsługi Excela. Dla osób, które chciałaby zainspirować się proponowanymi w niej rozwiązaniami dla własnych potrzeb, niezbędna jest co najmniej średnio-zaawansowana znajomość Excela.
Oprócz wskazówek, jak tworzyć raporty Excel na bazie danych z JPK, książka zawiera również uaktualnione wyjaśnienia w zakresie tworzenia i wysyłki e-sprawozdań. Wyjaśnienia zawarte w publikacji pomogą Państwu lepiej zrealizować ten obowiązek poprzez:

• właściwe uporządkowanie i przygotowanie danych w systemach księgowych do sprawniejszego zasilania danymi e-sprawozdania,
• zwrócenie uwagi na to, że dane w pliku JPK_KR powinny być transparentnym źródłem zasilającym e-sprawozdania,
• uporządkowanie, a może też poszerzenie wiedzy na temat podpisywania, wysyłania, a także korygowania e-sprawozdań.

W zakresie tematyki e-sprawozdań na stronie repozytorium.beck.pl zostały także dodany pliki Excela, pozwalające wczytać sprawozdania finansowe w formacie plików XML, pozwalające na ocenę poprawności danych. Ponadto w plikach tych jest też arkusz z prostymi analizami finansowymi, który może posłużyć jako inspiracja do prowadzenia własnych analiz na bazie e-sprawozdań.

Na stronie repozytorium.beck.pl zamieszczono również raport e-sprawozdanie_JPK_Z1, który poprzez zasilenie danymi z pliku JPK_KR pozwoli sprawdzić, czy dane w księgach rachunkowych są spójne z e-sprawozdaniem. W książce znajdują się wyjaśnienia do zastosowanych tam formuł, więc ten raport można rozbudowywać według własnych potrzeb. Natomiast ci mniej zaawansowani w stosowaniu formuł Excela od razu mogą go wykorzystać w pracy.

Raport e-sprawozdanie_JPK_Z1 składa się z dziewięciu arkuszy:

• START – arkusz tytułowy,
• Bilans – tabela licząca dane do bilansu,
• RZiS – miejsce wyliczania danych do rachunku zysków i strat,
• ZZwK – raport generujący zestawienie zmian w kapitale,
• CF – raport przepływów pieniężnych,
• JPK_KR – arkusz zasilający raport danymi z roku bieżącego,
• JPK_KR-1 – arkusz zasilający raport danymi z roku poprzedniego,
• kokpit – arkusz konfiguracyjny dla roku bieżącego,
• kokpit-1 – arkusz konfiguracyjny dla roku poprzedniego.

Dzięki tej publikacji dowiedzą się Państwo:

• jak otwierać pliki JPK za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel,
• jak przy pomocy Excela zarządzać danymi w plikach JPK,
• jak projektować raporty w Excelu, dzięki którym księgowy będzie mógł oglądać, a przede wszystkim kontrolować dane, jakie przesyła do fiskusa za pośrednictwem tego pliku,
• jak uporządkować ewidencję księgową, plan kont, sposoby uzgadniania danych, aby móc uzyskiwać spójne i poprawne dane w plikach JPK oraz e-sprawozdaniach,
• jak profesjonalnie podejść do przygotowania systemów księgowych do przygotowania e-sprawozdań w przyszłych latach,
• jak przygotować procedury kontroli danych uwzględniające wymóg należytej staranności,
• jak wykazać przed urzędem skarbowym, że dołożyliśmy należytej staranności podczas ewidencji danych w systemach informatycznych,
• jak generować przydatne – dla celów rachunkowości zarządczej – raporty na bazie jednolitych plików kontrolnych,
• jak wykorzystać Power Query w projektowaniu raportów z danych JPK,
• jak obejrzeć e-sprawozdanie finansowe w Excelu.

Książka omawia też tematykę należytej staranności. Ministerstwo Finansów przygotowało specjalną stronę na której zostały umieszczone wszystkie ważne informacje w tym obszarze. Strona ta jest wciąż aktualizowana. Ostatnia aktualizacja została odnotowana 28.11.2023. Jak widać, należyta staranność jest wciąż aktualnym i ważnym tematem. Tym bardziej, że w dniu 11.1.2024 r. pojawił się ważny wyrok Trybunału Sprawiedliwości (C-537/22), w którym stwierdzono, że przy ocenie należytej staranności i dobrej wiary podatnika w VAT nie można żądać od tego ostatniego wykonywania szczegółowych i dogłębnych weryfikacji jego kontrahenta. Wyrok nie stanowi kompletnego przełomu dla praktyki rozpatrywania spraw związanych z oszustwami w VAT, a także dotyczących podatników, którzy w nieświadomy sposób zostali włączeni w tego typu transakcje. Jednakże rozstrzygnięcie w sposób dosyć wyraźny podkreśla obowiązki organów podatkowych w zakresie dowodowym. Pewną nowością jest wyraźne podkreślenie, że organ podatkowy powinien wskazać, jakie przesłanki uznaje za konstytuujące oszustwo oraz udowodnić ich spełnienie. Wyrok dostarcza więc argumentów, które mogą być wykorzystane w sprawach dotyczących oszustw w zakresie VAT.