Księgowa analiza danych zawartych w JPK. Raporty w arkuszach Excel

Od 1.1.2018 już wszyscy podatnicy VAT muszą generować (i wysyłać cyklicznie) – dla potrzeb bieżącego monitoringu podatku VAT przez MF – pliki JPK-VAT.

Od 1.1.2022 r. został wprowadzony nowy plik JPK dla rozliczeń VAT, w którym została połączona deklaracja VAT-T (obszar deklaracyjny) oraz poprzedni plik JPK_VAT jako część ewidencyjna. Całość została nazwana JPK_V7, w wersji miesięcznej JPK_V7M i w wersji kwartalnej JPK_V7K. Struktura JPK_V7 już nie jest najprostszą ze wszystkich schem JPK. Do publikacji dołączony jest plik „Weryfikacja_JPK_V7K". W pliku tym zostało przygotowane narzędzie w Excelu, za pomocą którego można zweryfikować zgodność danych w części deklaracyjnej za kwartał z częściami ewidencyjnymi. Prezentowany raport został przygotowany za pomocą Power Query, dlatego wczytanie danych do niego jest realizowane inaczej, niż to jest opisane w przypadku wszystkich wcześniej przedstawionych raportów.

Natomiast kolejnych struktur JPK (JPK_PKPIR oraz JPK_EWD – nie są one opisywane w publikacji) podatnicy nie muszą obowiązkowo przekazywać co miesiąc do kontroli, ale są zobowiązani przekazywać je na każde wezwanie organu skarbowego. Chodzi o:

• JPK_KR,
• JPK_FA,
• JPK_MAG,
• JPK_WB (bank).

Obecnie w Ministerstwie Finansów prowadzone są prace nad poszerzeniem zakresu danych, jakie mają być wprowadzane do ksiąg rachunkowych, co będzie skutkowało zmianą struktury JPK_KR. W projekcie przygotowywanego rozporządzenia pojawia się także informacja o tym, że plik JPK_KR będzie obowiązkowo wysyłany razem z rozliczeniem rocznym do właściwego urzędu skarbowego. Zmiany mają być wprowadzane sukcesywnie od stycznia 2025 r. Nowa struktura JPK_KR nazywana jest także JPK_CIT, ponieważ mają się znaleźć w niej także dane związane z rozliczeniem podatku dochodowego. W książce jedynie sygnalizujemy projektowane zmiany, gdyż nie będą one miały zastosowania w 2024 r. Warto dodać, że w ww. projekcie nowego JPK_KR, zostały wykorzystane propozycje autorki publikacji, dotyczące zastosowania atrybutów do oznaczania danych w JPK_KR poprzez wskazanie pozycji w bilansie lub rachunków wyników. W dokumentacji do JPK_KR(2) zostały one nazwane „znacznikami".

Dołączone do książki narzędzie „Magazyn Danych Księgowych", podobnie jak wszystkie pozostałe raporty, współpracuje z wersją pliku JPK_KR(1) i do końca grudnia 2024 r. będzie jeszcze aktualny.

Pliki na żądanie nie są obowiązkowe, ale to wcale nie oznacza, że nie warto na bieżąco kontrolować ich zawartości pod kątem poprawności, spójności danych z innymi strukturami JPK czy zgodności z rozliczeniami, jakie podatnik w ciągu roku wysyła do urzędu skarbowego (np. zaliczki podatku dochodowego).

Zdecydowana większość podatników postrzega JPK jako przykry obowiązek kontrolny, nie dostrzegając jego wielkich możliwości informacyjnych.

Faktycznie, sam plik JPK zapisany w formacie XML nie daje nam żadnej przydatnej informacji. Jest to po prostu zbiór danych. Lecz aby wykorzystać zawarte tam informacje, można użyć powszechnie znanego arkusza Excel. Dzięki takiemu połączeniu (JPK-Excel) uzyskujemy wydajne narzędzie, za pomocą którego da się tworzyć nawet skomplikowane raporty i analizy. Przykładowe raporty to:

• zestawienie obrotów i sald na konkretny dzień – JPK_KR,
• raport kont przeciwstawnych – JPK_KR,
• dziennik zapisów księgowych – JPK_KR,
• magazyn danych księgowych – JPK_KR,
• raport GUS, F-01 – JPK_KR,
• analiza sprzedaży – JPK_FA.

W publikacji wskazujemy krok po kroku, poprzez zrzuty z ekranu opatrzone wyjaśnieniami, jak przygotować ww. wymienione raporty.
Omówione w książce raporty można pobraćze strony repozytorium.beck.pl, po wpisaniu kodu ze zdrapki dołączanej do książki. Dla czytelników, którzy dobrze znają obsługę Excela, raporty wraz z ich opisem powinny stać się inspiracją dla projektowania własnych rozwiązań. Natomiast ci, którzy słabiej poruszają się po arkuszu Excel, mogą od razu wykorzystać raporty dołączone do książki w pracy, przy wsparciu prostych instrukcji, również zamieszczonych w książce. Książka + raporty w Excelu to całość – w takiej postaci publikacja z pewnością okaże się pomocna dla osób pracujących w branży finansowo-księgowej.

Podkreślamy jednocześnie, że książka nie jest podręcznikiem w zakresie obsługi Excela. Dla osób, które chciałaby zainspirować się proponowanymi w niej rozwiązaniami dla własnych potrzeb, niezbędna jest co najmniej średnio-zaawansowana znajomość Excela.
Oprócz wskazówek, jak tworzyć raporty Excel na bazie danych z JPK, książka zawiera również uaktualnione wyjaśnienia w zakresie tworzenia i wysyłki e-sprawozdań. Wyjaśnienia zawarte w publikacji pomogą Państwu lepiej zrealizować ten obowiązek poprzez:

• właściwe uporządkowanie i przygotowanie danych w systemach księgowych do sprawniejszego zasilania danymi e-sprawozdania,
• zwrócenie uwagi na to, że dane w pliku JPK_KR powinny być transparentnym źródłem zasilającym e-sprawozdania,
• uporządkowanie, a może też poszerzenie wiedzy na temat podpisywania, wysyłania, a także korygowania e-sprawozdań.

W zakresie tematyki e-sprawozdań na stronie repozytorium.beck.pl zostały także dodany pliki Excela, pozwalające wczytać sprawozdania finansowe w formacie plików XML, pozwalające na ocenę poprawności danych. Ponadto w plikach tych jest też arkusz z prostymi analizami finansowymi, który może posłużyć jako inspiracja do prowadzenia własnych analiz na bazie e-sprawozdań.

Na stronie repozytorium.beck.pl zamieszczono również raport e-sprawozdanie_JPK_Z1, który poprzez zasilenie danymi z pliku JPK_KR pozwoli sprawdzić, czy dane w księgach rachunkowych są spójne z e-sprawozdaniem. W książce znajdują się wyjaśnienia do zastosowanych tam formuł, więc ten raport można rozbudowywać według własnych potrzeb. Natomiast ci mniej zaawansowani w stosowaniu formuł Excela od razu mogą go wykorzystać w pracy.

Raport e-sprawozdanie_JPK_Z1 składa się z dziewięciu arkuszy:

• START – arkusz tytułowy,
• Bilans – tabela licząca dane do bilansu,
• RZiS – miejsce wyliczania danych do rachunku zysków i strat,
• ZZwK – raport generujący zestawienie zmian w kapitale,
• CF – raport przepływów pieniężnych,
• JPK_KR – arkusz zasilający raport danymi z roku bieżącego,
• JPK_KR-1 – arkusz zasilający raport danymi z roku poprzedniego,
• kokpit – arkusz konfiguracyjny dla roku bieżącego,
• kokpit-1 – arkusz konfiguracyjny dla roku poprzedniego.

Dzięki tej publikacji dowiedzą się Państwo:

• jak otwierać pliki JPK za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel,
• jak przy pomocy Excela zarządzać danymi w plikach JPK,
• jak projektować raporty w Excelu, dzięki którym księgowy będzie mógł oglądać, a przede wszystkim kontrolować dane, jakie przesyła do fiskusa za pośrednictwem tego pliku,
• jak uporządkować ewidencję księgową, plan kont, sposoby uzgadniania danych, aby móc uzyskiwać spójne i poprawne dane w plikach JPK oraz e-sprawozdaniach,
• jak profesjonalnie podejść do przygotowania systemów księgowych do przygotowania e-sprawozdań w przyszłych latach,
• jak przygotować procedury kontroli danych uwzględniające wymóg należytej staranności,
• jak wykazać przed urzędem skarbowym, że dołożyliśmy należytej staranności podczas ewidencji danych w systemach informatycznych,
• jak generować przydatne – dla celów rachunkowości zarządczej – raporty na bazie jednolitych plików kontrolnych,
• jak wykorzystać Power Query w projektowaniu raportów z danych JPK,
• jak obejrzeć e-sprawozdanie finansowe w Excelu.

Książka omawia też tematykę należytej staranności. Ministerstwo Finansów przygotowało specjalną stronę na której zostały umieszczone wszystkie ważne informacje w tym obszarze. Strona ta jest wciąż aktualizowana. Ostatnia aktualizacja została odnotowana 28.11.2023. Jak widać, należyta staranność jest wciąż aktualnym i ważnym tematem. Tym bardziej, że w dniu 11.1.2024 r. pojawił się ważny wyrok Trybunału Sprawiedliwości (C-537/22), w którym stwierdzono, że przy ocenie należytej staranności i dobrej wiary podatnika w VAT nie można żądać od tego ostatniego wykonywania szczegółowych i dogłębnych weryfikacji jego kontrahenta. Wyrok nie stanowi kompletnego przełomu dla praktyki rozpatrywania spraw związanych z oszustwami w VAT, a także dotyczących podatników, którzy w nieświadomy sposób zostali włączeni w tego typu transakcje. Jednakże rozstrzygnięcie w sposób dosyć wyraźny podkreśla obowiązki organów podatkowych w zakresie dowodowym. Pewną nowością jest wyraźne podkreślenie, że organ podatkowy powinien wskazać, jakie przesłanki uznaje za konstytuujące oszustwo oraz udowodnić ich spełnienie. Wyrok dostarcza więc argumentów, które mogą być wykorzystane w sprawach dotyczących oszustw w zakresie VAT.